新入社員研修の資料の作り方を5ステップで解説！分かりやすい資料を作るポイントとは？

新入社員研修の内容は多岐にわたります。研修効果を高めるためには、見やすい「資料」の作成が欠かせません。学んだことを資料で復習できるようにすれば、新入社員の理解が深まります。

しかし、具体的にどのように資料を作成すればいいか、分からない方もいらっしゃるでしょう。そこで本記事では、新入社員研修の資料を作る目的や方法、意識すべきポイントについて解説します。新入社員研修の資料作成でお悩みの方は、ぜひ参考にしてみてください。

新入社員研修の資料を作成する目的・理由

新入社員研修の資料を作成する目的・理由として、以下の3つのものが挙げられます。

• テキストや図解で分かりやすく説明するため
• 研修後に何度でも復習できるようにするため
• テンプレート化で担当者の手間を省くため

テキストや図解で分かりやすく説明するため

新入社員研修の資料を作ることで、テキスト・図解で分かりやすく説明できるようになります。例えば、社会人としての心構えやマナー、実務で求められるスキルなどを教える際、口頭説明だけでは分かりづらいでしょう。

資料を使うことで、テキストだけでなく数値データやグラフ・図解などを活用し、視覚的に分かりやすい形で知識を伝えることができます。また、必要なことが資料にまとめられているため、スライドや板書と合わせて知識がより深まりやすくなるでしょう。

研修後に何度でも復習できるようにするため

新入社員研修の資料があれば、新入社員はあとから何度でも読み直して復習できます。新入社員研修で学ぶことは多岐にわたるので、一度ですべてを理解するのは困難です。また、現場に配属されたあとでも、適切な対処法が分からなくなることがあるでしょう。そんなときに新入社員研修の資料があれば、道しるべとして活用できるはずです。

テンプレート化で担当者の手間を省くため

新入社員研修の資料を一度作成すると、それをテンプレートとして来年以降の資料も作成できます。新入社員研修の実行には、各部門とのスケジュール調整や会場の確保など、さまざまな工数がかかります。それに資料作成も加わると、担当者にとって大きな負荷となるでしょう。資料作成をテンプレート化すれば、人事担当者の負担を軽減可能です。

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新入社員研修の資料の作り方・手順を5ステップで解説

新入社員研修の資料の作り方・作成手順は以下のとおりです。

1. 研修スケジュールを設計する
2. 必要とされるスキルを洗い出す
3. 配属先の担当者にヒアリングする
4. 研修スケジュールに合わせて資料を作成する
5. 作成した資料の見直しと改善を行う

1. 研修スケジュールを設計する

まずは新入社員研修の日程と期間を明確化して、研修スケジュールを設計しましょう。そのうえで、新入社員研修でどのような内容を教えるか検討します。研修期間は限られているため、スケジュールのバランスを取り、各項目に適切な時間を割り当てましょう。休憩・復習の時間を確保することも大切です。

2. 必要とされるスキルを洗い出す

新入社員に身につけてもらいたい知識や、配属先の部門・部署で必要とされるスキルを洗い出しましょう。新入社員研修における代表的な指導内容として、以下のようなものが挙げられます。

• ビジネスマナー
• 社会人へのマインドセット
• ロジカルシンキング
• コミュニケーションスキル
• 実務に必要なスキル

そのうえで、先ほど検討した研修項目ごとに教える内容を細分化していきます。例えばビジネスマナーの講習では、言葉遣いやメールの書き方・名刺の交換方法などがあります。参加者が目標に向かって、段階的に成長できる内容に設定することが大切です。

3. 配属先の担当者にヒアリングする

新入社員研修の資料を作成するために、配属予定の部門・部署の担当者や、若手社員にヒアリングすることも大切です。一部の管理職だけで新入社員研修の内容を決めると、「学んだ内容が現場で役に立たない」ことがあります。新入社員に身につけてもらいたい要素を現場の担当者に確認することで、実務で役立つ内容を資料に盛り込めます。

また、昨年度の新入社員にヒアリングすると、「何が役に立ったか」「どんなことを教えてほしかったか」が分かります。こうした内容を資料に盛り込むことで、活用人材を多く育成しやすくなるでしょう。

4. 研修スケジュールに合わせて資料を作成する

新入社員研修の具体的な内容が決まったら、研修スケジュールに合わせて資料を作成しましょう。カリキュラムの流れに沿って資料を作ることで、新入社員が研修内容を合理的に理解しやすくなります。新入社員が復習する際にも、資料がスケジュール通りに作成されていることで記憶を呼び起こしやすくなるでしょう。

5. 作成した資料の見直しと改善を行う

新入社員研修の資料が完成したら、必ず全体を見直しましょう。また、作成直後ではなく翌日以降に見直すことで、作成時は気付かなかった誤字脱字・抜け漏れなどを発見しやすくなります。また、ほかの担当者や現場の従業員など複数人に資料を確認してもらい、意見を参考にするのもおすすめです。

新入社員研修の資料を作る際に注意すべきポイント

分かりやすい新入社員研修の資料を作るために、以下の5つのポイントに注意しましょう。

• 平易な説明を心掛ける
• 内容を詰め込みすぎない
• 手を動かす内容を盛り込む
• 図解やグラフを活用する
• 冒頭に目次を挿入する

平易な説明を心掛ける

新入社員研修の資料は、一度読めばすぐに理解できるように作成します。その際のポイントは、難しい言葉や専門用語を説明に使わないことです。専門用語などについては個別に解説し、その際も平易な表現を心掛けましょう。理解させることが目的なので、新入社員がつまずかないような工夫が大切です。

内容を詰め込みすぎない

資料に内容を詰め込みすぎないことも重要です。新入社員研修では伝えたいことが多いため、どうしても資料の内容を充実させたくなるでしょう。しかし、情報量が多すぎると新入社員の理解が追い付かず、自信を失ってしまうかもしれません。「何を伝えたいか」を明確化し、本当に重要な項目を絞り込んで記載するようにしましょう。

手を動かす内容を盛り込む

新入社員が手を動かしながら学べるような資料が理想的です。座学で講師の話を聞くだけの研修や、書いてあることを目で追うだけの資料では、新入社員の集中力が低下してしまいます。そのため、研修で学んだことをまとめたり問題を解いたりするための、メモ欄や作業スペースを用意するのがおすすめです。

図解やグラフを活用する

資料作成時は見やすいレイアウトを心掛けましょう。そのために、図解やグラフを活用することが大切です。テキストばかりの資料では、新入社員が「理解しづらい」と感じてしまいます。図解やグラフはテキスト情報を補足し、理解を深めるために役立ちます。パワーポイントやデザインツールを使用すると、グラフィカルな資料が作りやすいのでおすすめです。

冒頭に目次を挿入する

資料の冒頭に「目次」を挿入することも大切です。新入社員研修の資料の内容は多岐にわたるため、どこに何が書いてあるかすぐに分かりません。目次を作成しておくと、何を学ぶための資料か新入社員が把握しやすくなり、あとで復習するときもスムーズにページを探せます。また、全体の構成を見ながら細部を記載できるため、作成者にもメリットがあります。

まとめ

新入社員研修の資料を作成することで、新入社員の理解をサポートできます。研修内容を分かりやすく説明し、何度でも復習できるようにできるため、新入社員のモチベーションも高まるでしょう。

研修資料の作成時は、内容を詰め込みすぎずに厳選して、できるだけ平易な説明を心掛けることが大切です。また、資料にメモ欄や作業スペースを設けることで、新入社員の知識が定着しやすくなります。