新入社員が身につけるべきビジネスマナーとは？研修のポイントや注意点

社会人として業務を遂行するうえで欠かせないのが「ビジネスマナー」です。適切なビジネスマナーを心掛けることで、相手に好感を与えて信頼を得やすくなります。だからこそ、企業の新入社員研修ではビジネスマナーの教育が行われています。

しかし、ビジネスマナーの具体的な要素や新入社員への教え方など、分からないこともあるのではないでしょうか。そこで本記事では、ビジネスマナーが大切な理由や種類、研修で教える際のポイント・注意点を解説します。

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1 新入社員のビジネスマナー教育が大切な理由
2 新入社員に教えるべきビジネスマナーとは？
3 新入社員研修でビジネスマナーを教える際のポイント
4 新入社員研修でビジネスマナーを教える際の注意点
5 まとめ

新入社員のビジネスマナー教育が大切な理由

ビジネスマナーは、社会人として最低限身に付けておきたいスキルの総称です。新入社員が研修を通してビジネスマナーを身につけるべき理由としては、以下の3つが挙げられます。

社内・社外から信頼される人材になるため
企業やブランドのイメージを向上させるため
人間関係やコミュニケーションの円滑化のため

社内・社外から信頼される人材になるため

適切なビジネスマナーを心掛けることで、社内・社外の双方から信頼される人材になります。そもそも「マナー」とは、相手に不快な思いをさせずに、コミュニケーションを円滑に進めるためのスキルです。

時間厳守や言葉遣いなどが正しくできる新入社員は、同僚や上司から信頼されやすくなり業務もスムーズに進めやすくなります。さらに、自社の代表として商談やミーティングに同席するシーンでは、相手に好印象を与えて案件を獲得しやすくなります。

企業やブランドのイメージを向上させるため

商談やミーティングなどで社外の人と関わる機会は、職種に関わらずあります。そのときに適切なビジネスマナーを発揮できれば、「あの会社・ブランドは信頼できる」と自社のイメージ向上につながります。近年では企業イメージがより重視されているため、新入社員のビジネスマナースキルは自社の経営にも影響するといえるでしょう。

人間関係やコミュニケーションの円滑化のため

ビジネスマナーには、人間関係を円滑化するいわば「潤滑油」のような役割があります。「時間厳守」や「適切な言葉遣い」を心掛けることで、相手を思いやる気持ちをアピールできます。その結果、相手との信頼関係が深まりコミュニケーションも円滑になるでしょう。

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新入社員に教えるべきビジネスマナーとは？

新入社員には研修を通じて以下のようなビジネスマナーを教え、身につけてもらうことが求められます。

身だしなみ
挨拶
言葉遣い
時間厳守
コミュニケーション
報連相
名刺交換
電話応対
メールやチャット

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身だしなみ

どのような職種であっても「身だしなみ」が求められます。身だしなみで特に重要なポイントは清潔感です。不潔な印象があると相手に不快感を与えてしまうため、社内外の人とかかわるビジネスパーソンにとって重要な要素です。

派手で目立つ服装を避けることはもちろん、体臭や口臭などのケアも心掛けましょう。

挨拶

人間関係を構築するうえで欠かせないのが「挨拶」です。自分から進んで挨拶することや、シーンに合った適切な挨拶を心掛けることで、相手により良い印象を与えることができます。また、挨拶の際は声の大きさや目線、お辞儀の作法なども大切になります。

言葉遣い

学生時代から大きな意識変革が求められるのが「言葉遣い」です。学生時代では年齢が近い相手との人間関係が中心でしたが、社会人では他組織や目上の人と関わることが増えます。敬語の使い方はもちろんのこと、流行語やスラングは控えるなど、どこに出ても恥ずかしくない言葉遣いを身につけてもらいましょう。

時間厳守

「時間厳守」ができるかどうかは、社会人としての信用を大きく左右します。始業時間や会議時間に少しでも遅れることがあると、周囲や取引先に多大な迷惑がかかってしまうからです。一度決められた納期を必ず守れるように、自身で時間とスケジュールを管理できる能力が求められます。

コミュニケーション

コミュニケーションの作法もビジネスマナーのひとつです。相手と対話するときは挨拶や言葉遣い以外に、表情・態度や相槌の打ち方も大切な要素です。また、感情ではなく論理をもって話すスキルも、ビジネスシーンにおいて欠かせません。

報連相（報告・連絡・相談）

社会人にとって欠かせないのが「報連相（ほう・れん・そう）」です。報連相なくして、チームで協力して業務を進めることはできず、顧客にも迷惑をかけてしまいます。新入社員が報連相の重要性や方法について理解することで、同僚や上司とスムーズな意思疎通ができるようになり、成果を出しやすくなるでしょう。

名刺交換

初めての取引先や担当者との商談は、「名刺交換」から始まります。名刺交換は互いの名刺を交換するだけではありません。相手の名刺を受け取るときの手の出し方や、受け取った名刺の置き方など、細かなポイントで印象が大きく変わります。

電話応対

近年では、ビジネスシーンでもメールやチャットが普及していますが、電話応対が求められるシーンも少なくありません。電話応対時は顔が見えないため、言葉遣いや声のトーンが大切になります。また、現在の若い世代はスマートフォンに慣れていて、固定電話の操作が苦手なこともあるため、電話の使い方についても教育しておきましょう。

メールやチャット

ビジネスシーンでは、メールやチャットの活用が増えています。電話応対とは対照的に、メールやチャットでは、フォーマットや細かな言い回しが印象を左右します。また、メールの場合は「To」「Cc」「Bcc」の使い分けは、個人情報漏洩の原因になるので特に注意が必要です。

新入社員研修でビジネスマナーを教える際のポイント

新入社員のビジネスマナーを教える際は、以下の3つのポイントを意識しましょう。

「本質」を理解してもらう
基本の「型」を身につけてもらう
繰り返し実践できる場面をつくる

「本質」を理解してもらう

新入社員が主体的に学ぶ意欲がなければ、どれだけ丁寧に指導しても身に付きません。そのため、まずは「ビジネスマナーの本質」を理解してもらいましょう。ビジネスマナーは単なるルールではなく、相手を思いやる気持ちを示すためのスキルです。

ビジネスマナーを身につけることが自分自身にメリットがあると分かれば、新入社員は意欲的に学ぶようになるでしょう。

基本の「型」を身につけてもらう

ビジネスマナーにはさまざまな「型」があります。例えば、目上の相手に対する敬語の使い方や、名刺交換の手順などのパターンです。これらの型は、いずれも相手への配慮を示すためのものです。前述したようにビジネスマナーの本質が分かれば、心をこめて「型」を表現できるようになるでしょう。

繰り返し実践できる場面をつくる

一度学ぶだけではなかなか身に付かないため、繰り返し実践してもらう場面をつくりましょう。実際のビジネスシーンで活用できるようになるには、頭で覚えるだけではなく体験を通じて失敗を重ねながら覚えていくことが重要です。

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新入社員研修でビジネスマナーを教える際の注意点

新入社員にビジネスマナーを教える際は、以下の3つの点に注意しましょう。

教育担当者もマナーを意識する
自分の意見を押し付けない
eラーニングを活用する

教育担当者もビジネスマナーを意識する

ビジネスマナーを教えるときは、決して新入社員を「学生扱い」しないようにしましょう。「馬鹿にされている」「見下されている」と感じると、新入社員はやる気を失ってしまいます。担当者自身がビジネスマナーを意識し、新入社員を1人の人間として尊重することで、新入社員に規範を示せます。

自分の意見を押し付けない

教育担当者は、自分の意見を新入社員に押し付けないようにしましょう。教育担当者と新入社員は世代や経験が異なるため、考え方や価値観にも差があります。新入社員が疑問点を示したときは、それを咎めるのではなく順序立てて説明することが大切です。

eラーニングを活用する

ビジネスマナーを身につけるためには、基本となる「型」をしっかり理解しておく必要があります。その際、「eラーニング」の活用がおすすめです。eラーニングは時間や場所にとらわれることなく何度でも学べるため、新入社員のビジネスマナーの知識が定着しやすくなります。また、研修担当者によって教育内容に差が出ることもなく、均質な教育でマナーを身につけられます。

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